Cara Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Pendahuluan

Standar berfungsi sebagai panduan atau patokan, seringkali hanya diterapkan pada aspek penting dari sebuah produk atau proses sehingga pemakai dapat menyesuaikan dirinya. Sungguhpun demikian, standar hanya mencakup bahagian kecil saja dari infor­masi ilmiah dan teknis. Namun tidak dapat dibantah bahwa adanya standardisasi memiliki keuntungan seperti menghemat waktu, uang dan tenaga.

Sebuah standar dapat dikembangkan dengan cara sendiri atau unilateral,  baik oleh suatu perusahaan, organisasi, militer dan organisasi lainnya. Salah satu contoh standar perusahaan adalah standar operasional prosedur(SOP). Standar juga dapat dikembangkan oleh suatu kelompok seperti persekutuan atau asosiasi perdagangan yang memiliki visi yang sama.

Delapan Langkah Sertifikasi SMMK3LH

Latar Belakang

Persaingan dunia bisnis semakin ketat di era globalisasi ini, baik nasional, regional maupun internasional. Dengan dibukanya Masyarakat Ekonomi Asean, menambah kualitas dan kuantitas perusahaan pesaing.

Sebagai upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan citra, keunggulan daya saing, kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang sistematik dan terorganisasikan dengan baik melalui kerjasama dan komunikasi internal serta hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, sistem pengendalian yang konsisten dan efisiensi perusahaan dengan selalu berprinsip kepada pengembangan berkesinambungan, maka kita perlu menerapkan sebuah standar yang mampu memudahkan langkah dalam melaksanakan kegiatan, khususnya dalam bisnis maritim nasional yang sedang trend saat ini.

Pelaku bisnis maritim perlu menerapkan sistem mutu yang baik. Hal ini dapat kita lakukan dengan mengadobsi ISO 9001:2015, Sistem Manajemen Mutu dalam menjalankan proses bisnis. Selain itu, sebagai upaya untuk menurunkan tingkat polusi dan limbah, perluasan pasar yang mempersyaratkan produk ramah lingkungan, peningkatan metode manajemen lingkungan, menciptakan hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar, menciptakan lingkungan kerja yang lebih bersih dan sehat, serta peningkatan kesesuaian dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya, maka perlu menerapkan ISO 14001:2015, Sistem Manajemen Lingkungan.

Sedangkan hal-hal yang berkaitan dengan perlindungan bagi para pekerja dan orang lain di tempat kerja, menjamin agar setiap sumber produksi dapat dipakai secara aman dan efisien, dan menjamin proses produksi berjalan dengan lancar, maka perlu menerapkan ISO:45001:2016, Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

Ketiga sistem manajemen tersebut dapat diintegrasikan dalam Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan dan Keselamatan Kerja serta Lingkungan Hidup disingkat SMMK3LH. Selanjutnya, perlu segera disusun, diterapkan dan disertifikasi SMMK3LH tersebut, yang akan kita bahas secara sederhana di bawah ini.

Penerapan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2016 Terintegrasi.

Secara harfiah, ketiga sistem manajemen memiliki perbedaan yang cukup mencolok, khususnya pada obyeknya, pada mutu, kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan hidup. Lalu, bagaimana cara mengintegrasikan ketiga sistem manajemen tersebut dalam satu kesatuan.

Secara garis besar ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan dan (draft) ISO 45001:2016 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja memiliki kesamaan dalam penyusunannya. Hal ini memberikan kemudahan bagi para pengguna untuk menyatukan konsep ketiga sistem manajemen ini ke dalam sebuah sistem manajemen terintegrasi.

Penulisan ketiga sistem manajemen menggunakan 10 (sepuluh) klausul dengan judul relatif dan deskripsi relatif sama, hanya terdapat perbedaan dalam lingkup kegiatannya, khususnya pada kegiatan operasi klausul 8. Apabila kita lihat pada ruang lingkup (klausul 1), acuan normatif (klausul 2), istilah dan definisi (klausul 3), lingkup organisasi (klausul 4), kepemimpinan (klausul 5), perencanan (klausul 6), Dukungan (klausul 7), operasi (klausul 8), evaluasi kinerja (kalusul 9) dan pengembangan (klausul 10), memiliki judul dan nomor kalusul yang sama pada ketiga sistem manajemen tersebut. Dengan demikian, ketiga sistem manajemen tersebut dapat lebih mudah kita integrasikan dalam satu kesatuan sistem.

Delapan Langkah Nyata

Langkah Ke 1 : Mulai

Berdoa dan mantapkan niat, tidak ada yang tidak mungkin apabila kita berusaha dan terus belajar. Apabila orang lain dapat melakukan hal tersebut, maka kitapun pasti mampu melakukannya.

Langkah Ke 2 : Persiapan

Identifikasi masalah

Kita mulai mengumpulkan berbagai masalah yang berhubungan dengan kegiatan bisnis kita, yang meliputi : (1) organisasi dan tata kerja, (2) sumber daya : modal insani (pegawai), sarana dan prasarana serta lingkungan, (3) pelanggan, (4) produksi, (5) pemasaran, (6) keuangan, (7) regulasi, dan (8) hal spesifika lainnya yang berkaitan dengan bisnis kita

Referensi

Berdasarkan kumpulan masalah di atas, kita cari referensi sebanyak-banyaknya, baik dari buku, media massa, catatan pengalaman, internet maupun dari sumber lainnya. Sebaiknya dibuat matriks daftar permasalahan dan referensi yang digunakan. Saat ini cukup banyak referensi yang tersedia, kita dapat memanfaatkannya.

Referensi lainnya yang tidak digunakan, jangan dibuang. Simpan saja, mungkin suatu saat kita butuhkan, atau pada saat penyusunan kita masih membutuhkannya.

Langkah Ke 3 : Penyusunan

Dari data dan informasi yang telah kita dapatkan di atas, selanjutnya kita dapat segera mulai menyusun manual (meskipun tidak dipersyaratkan dalam ISO), SOP, IK dan formulir terkait.

Untuk memudahkan penyusunan tersebut, kita dapat mencari contoh yang ada dan telah diterapkan di perusahaan lain.

Prinsip dasar penyusunan, khususnya pada standar operasional prosedur (SOP), “Tulis yang kita kerjakan”

Langkah Ke 4 : Uji Coba

Setelah semua informasi terdokumentasi (istilah dokumen dalam ISO 9000:2015) telah disusun, kita dapat mensimulasikan penerapannya di lingkungan perusahaan. Apabila terdapat ketidaksesuaian, segera perbaiki, sempurnakan dan sesuaikan dengan kebutuhan.

Langkah Ke 5 : Penerapan

Sosialisasi dan terapkan di lingkungan perusahaan.

Untuk memberikan pemahaman, pengetahuan tentang berbagai aspek, termasuk tata cara audit, kita dapat melaksanakan pelatihan.

Apabila dalam penerapan masih terdapat ketidaksesuaian, sebagaimana tindakan sebelumnya, segera perbaiki, sempurnakan dan sesuaikan dengan kebutuhan kita.

Lakukan juga audit internal setelah beberapa bulan penerapan, lanjutkan dengan pembahasan dalam tinjauan manajemen.

Semua kegiatan yang telah kita lakukan, dicatat dan didokumentasikan dalam informasi terdokumentasi, sebagai bukti obyektif pelaksanaan seluruh kegiatan.

Prinsip dasar penerapan sistem manajemen ini, khususnya pada standar operasional prosedur (SOP), “Kerjakan apa yang kita tulis.”

Langkah Ke 6 : Ajukan Sertifikasi

Apabila dirasakan sudah siap dan bukti obyektif (informasi terdokumentasi, sarana dan prasarana) telah memadai, segera ajukan sertifikasi ke lembaga sertifikasi yang kompeten.

Langkah Ke 7 : Audit Eksternal

Selanjyutnya, lembaga sertifikasi akan mengirim tenaga auditor untuk melakukan audit eksternal. Lakukan audit eksternal, apabila ada ketidaksesuaian, temuan atau rekomendasi dari pihak auditor eksternal, segera perbaiki dan sampaikan ke auditor eksternal.

Langkah Ke 8 : Sertifikasi

Setelah semua selesai, sertifikat akan anda dapatkan.

Demikian sedikit berbagi, semoga dapat bermanfaat dan memajukan Bisnis Maritim Indonesia