Cara Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Pendahuluan

Standar berfungsi sebagai panduan atau patokan, seringkali hanya diterapkan pada aspek penting dari sebuah produk atau proses sehingga pemakai dapat menyesuaikan dirinya. Sungguhpun demikian, standar hanya mencakup bahagian kecil saja dari infor­masi ilmiah dan teknis. Namun tidak dapat dibantah bahwa adanya standardisasi memiliki keuntungan seperti menghemat waktu, uang dan tenaga.

Sebuah standar dapat dikembangkan dengan cara sendiri atau unilateral,  baik oleh suatu perusahaan, organisasi, militer dan organisasi lainnya. Salah satu contoh standar perusahaan adalah standar operasional prosedur(SOP). Standar juga dapat dikembangkan oleh suatu kelompok seperti persekutuan atau asosiasi perdagangan yang memiliki visi yang sama.

Dalam melaksanakan suatu pekerjaan, harus memiliki acuan dan pegangan, walaupun masih ada perusahaan yang tidak memiliki acuan serta pedoman dalam suatu pekerjaan. Dampak dari ketidak adaan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan, cukup banyak organisasi perusahaan yang tidak mampu menjalankan fungsinya dengan baik, karena pelaksana tugas kesulitan menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan, manajemen perusahaan pun tidak mempunyai pedoman dalam pengambilan keputusan sehingga apabila terjadi ketidaksesuaian atau kesalahan, sulit untuk dianalisis dimana kesalahan itu terjadi karena tidak memiliki alur pedoman yang jelas.

Tidak adanya acuan serta pedoman dalam pelaksanaan kegiatan di lingkungan organisasi perusahaan banyak dikeluhkan oleh para masyarakat, karena dengan tidak adanya acuan yang jelas, menyebabkan proses pelayanan menjadi terasa rumit, lamanya pelayanan dan mengindikasikan adanya praktik korupsi. Sehingga ada istilah “Apabila bisa diperlambat mengapa dipercepat”.

Untuk memahami kegiatan pekerjaan dengan baik, setiap organisasi perusahaan harus memiliki suatu acuan, instruksi ataupun prosedur kerja, sehingga seluruh pemangku kepentingan mendapatkan suatu kejelasan serta kemudahan transparansi dalam setiap prosedur kerja..

Jadi dapat dikatakan bahwa, standar memiliki manfaat yang sangat besar bagi kehidupan manusia, khususnya yang berkaitan dengan dunia bisnis.

Istilah dan Definisi

Standar

Secar umum, standar berarti sebuah ketentuan atau keadaan yang menjadi acuan yang harus diikuti dan tidak boleh menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak. Standar merupakan spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan kesepakatan pihak yang berkepentingan dengan memperhatikan aspek keselamatan, keamanan, kesehatan, lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Standar memiliki tujuan sebagai berikut :

• Mengupayakan agar pengembangan, manufaktur, dan pemasokan produk dan jasa lebih efisien, lebih aman dan lebih bersih
• Memfasilitasi perdagangan antarnegara serta lebih adil
• Menjadi pegangan teknis pemerintah untuk keselamatan kesehatan, legislasi lingkungan dan asesmen konformitas atau penyetaraan.
• Berbagi kemajuan teknologi dan praktik manajemen yang baik.
• Memencarkan, menyempurnakan dan mempercepat waktu produk masuk pasar serta jasa yang berasal dari inovasi.
• Menjaga konsumen dan pemakai secara umum, khususnya menyangkut produk dan jasa.
• Membuat hidup lebih nyaman dan lebih sederhana karena adanya pemecahan atas masalah bersama

Untuk mencapai tujuan tersebut, standar harus memiliki bentuk yang mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Standar dapat berupa standar fisik artinya dapat diukur dan dihitung atau standar intelektual. Bentuk standar yang banyak diaplikasikan, antara lain :

• Ukuran
• Kualitas
• Definisi, kosakata, istilah dan simbol yang dibakukan.
• Metode dan prosedur yang

Kriteria untuk memilih standar agar aman dan mudah digunakan adalah :

• Tingkat yang sesuai dengan kebutuhan yang telah dirancang sebelumnya.
• Kemudahan penerapannya.
• Instruksi standar yang tepat serta tidak bersifat taksa.
• Pemakai mudah menerimanya
• Apabila diterapkan pada masyarakat yang berbeda‑beda atau situasi tertentu akan mempunyai hasil yang sama

Standar yang digunakan harus memenuhi peryaratan sebagai berikut :

• dipercaya dalam bentuk, isi dan sumbernya
• dapat dijadikan alat untuk mengukur
• realistis dan dapat diterima masyarakat dan dapat dilaksanakan
• mudah diperoleh
• asesmen kecocokan (konformitas).

Beberapa defisini dari istilah Standar yang dapat dita telaah bersama, antara lain :

• International Organization for Standardization (ISO) mendefinisikan standar, “… a document, established by consensus and approved by a recognized body, that provides, for common and repeated use, rules, guidelines or characteristics for activities or their results, aimed at the achievement of the optimum degree of order in a given context.”
• Standar, atau lengkapnya standar teknis, adalah suatu norma atau persyaratan yang biasanya berupa suatu dokumen formal yang menciptakan kriteria, metode, proses, dan praktik rekayasa atau teknis yang seragam.
• Suatu standar dapat pula berupa suatu artefak atau perangkat formal lain yang digunakan untuk kalibrasi, sedangkan standar primer biasanya berada dalam yurisdiksi suatu badan standardisasi nasional. Standar sekunder, tersier, cek, serta bahan standar biasanya digunakan sebagai rujukan dalam sistem metrologi.
• Suatu kebiasaan, konvensi, produk perusahaan, atau standar perusahaan yang telah diterima umum dan bersifat dominan sering disebut sebagai "standar de facto".

Dari berbagai macam definisi mengenai istilah standar, dalam tulisan ini kita akan menggunakan pengertian bahwa, standar adalah ketentuan atau ukuran atau panduan yang dibakukan untuk berkaitan dengan hasil keluaran sebuah kegiatan, sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini. 

Operasional

Setiap organisasi perusahaan membutuhkan kinerja dan hasil yang maksimal, agar mampu tumbuh dan berkembang. Dengan melaksanakan berbagai kegiatan operasional bisnis, perusahaan akan mampu menghasilkan kinerja, produktivitas dan penghasilan yang menjadi tujuan akhir perusahaan. Sehingga kegiatan operasional merupakan aspek dominan bagi perusahaan untuk dapat bertahan. Kegiatan operasional bisa bersifat rutin dan non rutin dan setiap kegiatan operasional ini memiliki beberapa tahapan kerja yang dapat bersifat baku (tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis).

Dalam tulisan ini, istilah operasional yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan, kita definisikan sebagai kegiatan bisnis menghasilkan kinerja, produktivitas dan penghasilan yang menjadi tujuan akhir perusahaan .

Prosedur

Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengan suatu proses kerja. Prosedur dapat bersifat baku dan tidak baku. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar.

Beberapa definisi mengenai prosedur dapat kita lihat di bawah ini :

• Prosedur merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi (Zaki Baridwan, 1990:3)
• “Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan kegiatan klerikal ( tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi (Richard F. Neuschel, 1971 dalam, Yogyanto, 1996:4)
• Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Jerry Fitz Gerald dkk, 1981 dalam Yogiyanto, 1996:5)
• Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Didalam suatu sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur dimana prosedur-prosedur itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatnya apabila terjadi perubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedur-prosedur yang lain (Mulyadi, 2001:5).

Jadi dapat disimpulkan, bahwa prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja.

Operasional Prosedur

Operasional prosedur atau prosedur operasional adalah rangkaian kerja yang harus dilaksanakan secara berurutan dan saling kait mengkait antara satu tahapan dengan tahapan lainnya, sehingga menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan.

Standar Operasional Prosedur

Pada dasarnya SOP adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

Pada dasarnya SOP adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai Standard Operating Procedure.

Beberapa definisi mengenai SOP ddisampaikan sebagaimana di bawah ini :

• SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi. (EPA, 2001)
• SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
• SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. (FEMA, 1999)
• SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. (Lingappan, 2000)
• SOP adalah suatu panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua pegawai dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. (Developing, 2003)
• SOP adalah segala aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh pegawai atau manajemen perusahaan sehingga pelaksanaan tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan dan pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

o   Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan

Dari berbagai definisi di atas, daklam tulisan ini istilah SOP kita definisikan sebagai pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Fungsi, Tujuan dan Manfaat

Fungsi SOP

SOP memiliki fungsi sebagai berikut:

o    Sebagai basis pengetahuan (knowledge base) kegiatan operasional diperbarui berkesinambungan.

Semua tahapan alur pekerjaan akan tertata dengan rapi (terstruktur) dengan merujuk pada SOP, yang selalu diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasarkan keputusan regulator.

o    Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan

SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip, karena SOP biasanya memiliki formulir kerja, yang dapat dijadikan sebagai sarana penilaian, perbaikan dan  penyempurnaan.

Tujuan SOP

Dalam SOP diuraikan beberapa hal berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pekerjaan, entara lain :

• Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan
• Adanya standarisasi kegiatan
• Membantu dalam pengambilan keputusan
• Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi
• Mengarahkan suatu pekerjaan kepada konsep yang jelas

Dari uraian di atas dapat disampaikan bahwa, SOP bertujuan untuk menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Manfaat

SOP memiliki beberapa manfaat, sebagai berikut :

• Menciptakan standarisasi penyelesaian pekerjaan, ukuran standar kinerja dan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja
• Meningkatkan efisiensi, efektivitas, akuntabilitas dan kemandirian
• Menjamin konsistensi layanan pelanggan, baik mutu, waktu, dan prosedur;
• Memberikan informasi mengenai beban kerja, kebutuhan kompetensi, upaya peningkatan kompetensi dan penyusunan standar pelayanan.
• Mengurangi tumpang tindih pelaksanaan tugas, tingkat kesalahan, keterlibatan manajemen dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
• Membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan, penelusuran terhadap kesalahan prosedural dan memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
• Melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;

Format dan Jenis SOP

Format SOP

Dalam mengimplementasikan suatu SOP di suatu organisasi perusahaan, bentuk dan jenis SOP yang dibuat harus sesuai dengan budaya dan sistem organisasi itu sendiri. Apabila dijumpai referensi yang akan dijadikan patokan dalam penyusunan sebuah SOP, akan menjadi suatu keharusan bahwa referensi tersebut tetap harus disesuaikan kembali agar cocok dengan lingkungan organisasi perusahaan, karena SOP dimaksudkan untuk memberi kemuudahan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak.

Dari berbagai referensi yang ditemui, bentuk dan criteria dalam penyusunan SOP yang dapat digunakan sebagai pedoman, antara lain :

• Simple steps, yaitu prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
• Hierarchical steps, yaitu prosedur kerja yang cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
• Graphic format, yakni prosdur kerja yang cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan, yang juga memuat grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.
• Flowchart atau peta aliran, yakni prosedur kerja yang memiliki banyak keputusan, yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan dengan menggunakan simbol-simbol dalam penjelasanya.
• Data aliran data (DAD) atau data flow diagram (DAD), yakni prosedur yang memiliki banyak keputusan, yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas, yang merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem.

 

Jenis SOP

SOP memiliki jenis penyampaian yang berbeda. Jenis SOP yang dikenal selama ini sebagaimana diuraikan di bawah ini :

1.         SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

a.         SOP Teknis

SOP teknis adalah SOP yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang pegawai atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan, yang diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula..

b.         SOP Administratif

SOP administratif adalah SOP yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang pegawai atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan yang dilakukan.

2.         SOP Berdasarkan Ruang Lingkup Kegiatan

a.         SOP Makro

SOP Makro adalah SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami SOP makro adalah dengan melakukan identifikasi awal terhadap kegiatan dari uraian tugas unit kerja atau satuan kerja terendah dari organisasi korporasi karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari identifikasi tersebut adalah kegiatan makro.

b.         SOP Mikro

SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang lebih besar cakupannya. Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami SOP mikro adalah dengan melakukan identifikasi terhadap kegiatan terkait dari SOP makro karena pada dasarnya kegiatan yang terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun akan menjadi SOP mikro.

3.         SOP Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

a.         SOP Final

SOP Final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

b.         SOP Parsial

SOP Parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

4.         SOP Berdasarkan Jenis Kegiatan

a.         SOP Generik

SOP Generik adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.

b.         SOP Spesifik

SOP spesifik adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut.

5.         SOP Berdasarkan Tahapan

a.         SOP Jamak

SOP Jamak adalah SOP yang tersusun dalam lebih dari satu tahapan atau subsistem.

b.         SOP Tunggal

SOP tunggal adalah SOP dalam satu tahapan tunggal, mulai dari masukan, proses hingga selesai menghasilkan keluaran.

Penyusunan SOP

Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama

Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi

Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda apabila prosedur tidak dibakukan.

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan untuk pengawas pekerjaan tersebut. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum.

SOP digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi dan tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun standar operasional prosedur (SOP).

SOP tidak dapat dirumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami sistem kerja perusahaan, kecuali orang yang memiliki kompetensi dan pernah melaksanakan pekerjaan yang akan disusun dalam SOP tersebut. Namun demikian, sebaiknya dalam penyusunan SOP ditetapkan sebuah tim penyusun yang memiliki kompetensi dan pengalaman, agar SOP yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan.

Siklus Penyusunan SOP

Keberhasilan penyusunan SOP memerlukan manajemen yang memiliki komitmen yang kuat terhadap organisasi, berkemauan, tegas, dan menerima serta melakukan perubahan. Manajemen merupakan aktor inti perubahan (agent of change) yang akan menjadi anutan bagi seluruh pegawai yang menjadi bawahannya.

Penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut:

• Persiapan,
• Identifikasi Permasalahan
• Penyusunan dan Perubahan
• Uji Coba dan Penyesuaian
• Penerapan
• Pemantauan, Tinjauan Ulang dan Pengembangan

Persiapan

Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun tetap harus lengkap dan akurat. Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP, misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian.

SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten. Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan. SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja pegawai.

Tingkat Rincian

• Prosedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dengan seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
• Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. 
• Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan muncul
• Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yang sederhana (tidak rinci). 
• Pembuatan flowchart untuk prosedur yang bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang, berantakan dan susah untuk dimengerti

Penetapan Kebijakan Manajemen

Sebelum menyusun, merubah atau memperbaharui SOP, manajemen perusahaan harus menetapkan kebijakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, sebagai dasar hukum bagi pelaksana atau tim pelaksana penyusunan SOP tersebut.

Penetapan kebijakan sebaiknya dilaikan melalui Surat Keputusan Manajemen.

Penunjukan Tim dan Kelengkapannya

Hal yang perlu diperhatikan dalam membentuk tim:

• Tim harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab;
• Keanggotaan tim sebaiknya dibatasi, agar pengelolaan terhadap rentang kendali (span of control) dapat dilakukan dengan baik;
• Tim harus dilengkapi dengan struktur yang jelas, tidak terlalu banyak hirarki, dan lebih bersifat fungsional sehingga dapat dibagi ke dalam sub-sub tim tertentu yang menangani aspek prosedur tertentu;
• Tim sebaiknya merumuskan dahulu apa misi, tujuan, dan sasaran tim serta berapa banyak waktu dan sumber-sumber lain yang diperlukan untuk pengembangan SOP;
• Tugas tim meliputi aspek substansi SOP dan aspek administratif.;
• Tim pengembangan SOP sangat tergantung dari sumber-sumber apa yang dapat mereka peroleh dalam rangka pengembangan SOP tersebut.

Penunjukan Tim

Dalam pembentukan kedua Tim di atas, dapat dilibatkan beberapa unsur:

• Internal : Anggota tim dapat diambil dari unit yang memiliki tugas yang berkaitan dengan peningkatan kapasitas internal manajemen.
• Independen (Konsultan) : Anggota tim dapat diambil dari unit eksternal organisasi (konsultan).
• Gabungan : Gabungan kedua model tim tersebut merupakan model tim yang ideal.

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:

• Penulis SOP (author)
• Pelaksana di lapangan (employee)
• Pengawas lapangan (supervisor)
• Atasan pengawas (manager)

Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Tim

Tugas, wewenang dan tanggung jawab tim, antaraa lain:

• melakukan identifikasi kebutuhan;
• mengumpulkan data;
• melakukan analisis prosedur;
• melakukan pengembangan;
• melakukan uji coba;
• melakukan sosialisasi;
• mengawal penerapan;
• memonitor dan melakukan evaluasi;
• melakukan penyempurnaan-penyempurnaan;
• menyajikan hasil-hasil pengembangan mereka kepada manajemen.

Kelengkapan Tim

Kelengkapan tim meliputi:

• Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya, yang berisi deskripsi mengenai uraian tugas dan kewenangan dan mekanisme kerja tim;
• Fasilitas yang dibutuhkan tim, yaitu agar tim dapat bekerja dengan baik, seperti: pembiayaan, sarana dan prasarana, dan kebutuhan lainnya;
• Komitmen manajemen untuk mendukung kerja tim;
• Memberikan pelatihan bagi anggota tim;
• Memastikan bahwa seluruh unit mengetahui upaya manajemen untuk melakukan perubahan terhadap prosedur.

Tips Menyusun SOP

• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
• Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
• Buat draft terlebih dahulu
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP, apabila Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca

Identifikasi Permasalahan

Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini murni merupakan proses mengidentifikasi kebutuhan SOP.

Tujuan Penilaian Kebutuhan SOP

Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP yang dibutuhkan:

• Ruang lingkup, berkaitan dengan bidang tugas dari prosedur-prosedur operasional untuk distandarkan;
• Jenis, berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan;
• Sedangkan jumlah, berkaitan dengan jumlah SOP yang dibuat sesuai dengan prioritas.

Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam ketika melakukan penilaian kebutuhan, yaitu:

• Lingkungan operasional adalah lingkungan yang harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksanakan operasinya (tugas dan fungsinya), baik internal maupun eksternal. Hubungan antara organisasi dengan berbagai organisasi terkait, hubungan organisasi dengan berbagai organisasi sejenis di cabang lain dan modal insani yang ada dalam organisasi.
• Kebijakan korporasi adalah peraturan perundang-undangan yang memberikan pengaruh dalam penyusunan SOP. Peraturan-perundang-undangan dimaksud bisa berbentuk undang-undang, peraturan korporasi, peraturan presiden peraturan cabang atau bentuk peraturan lain yang terkait dengan organisasi pemeritah.
• Kebutuhan organisasi dan pemangku kepentingan (stakehodler) berkaitan erat dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segera distandarkan. Kebutuhan mendesak dapat terjadi karena perubahan struktur organisasi (susunan organisasi dan tata kerja), atau karena desakan dari stakeholders yang menginginkan perubahan terhadapkualitas pelayanan.kebutuhan juga dapat terjadi karena perubahan-perubahan pada sarana dan prasarana yang dimiliki, seperti penggunaan teknologi baru dalam proses pelaksanaan prosedur yang menyebabkan perlu dilakukan perbaikan-perbaikan prosedur. Hal lain yang juga terkait dengan kebutuhan organisasi terhadap SOP adalah perkembangan teknologi.

Langkah-langkah penilaian kebutuhan

o    Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan.

Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu perlu disusun sebuah rencana dan target-target yang jelas, serta pembagian tugas siapa melakukan apa.

o    Melakukan penilaian kebutuhan

Jika organisasi telah memiliki SOP, dan ingin melakukan penyempurnaan terhadap SOP yang telah ada, maka proses penilaian kebutuhan dapat dimulai dengan mengevaluasi SOP yang sudah ada.

o    Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan.

Dari tahapan b di atas, dapat disusun sebuah daftar mengenai SOPa saja yang akan disempurnakan maupun dibuatkan yang baru. Setiap SOP yang masuk ke dalam daftar disertai dengan pertimbangan dampak yang akan terjadi baik secara internal maupun eksternal apabila SOP ini dikembangkan dan dilaksanakan. Informasi ini akan memudahkan bagi pengambil keputusan untuk menetapkan kebutuhan SOP yang akan diterapkan dalam organisasi.

o    Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP

Sebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP, tim harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian kebutuhan SOP. Dokumen memuat hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini.

Penyusunan dan Perubahan

Prinsip Dasar Penyusunan SOP

Beberapa prinsip yang dapat diterapkan dalam penyusunan SOP, antara lain :

• Efisiensi dan efektivitas : Prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
• Mudah dan Jelas : Prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;
• Selaras : Prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
• Terukur : Hasil keluaran dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
• Dinamis : Prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi
  korporasian;
• Fokus pelanggan : Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pelanggan (customer's need) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan;
• Kepatuhan hukum : Prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan korporasi yang berlaku;
• Kepastian hukum : Prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh manajemen sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

Tips Penulisan SOP

• Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
• Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
• Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan
• Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang

Konsep Penyusunan SOP

Kesalahan penyusunan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal. Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan beberapa konsep sebagai berikut :

• SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah. 
• Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus yang sebaik-baiknya. 
• Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu.. 
• Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. 
• Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat.. 
• Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimum mungkin terhadap peraturan. 
• Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu. 
• Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan. 

Pengembangan Penulisan SOP

Tahap selanjutnya setelah kita melakukan penilaian kebutuhan (need assessment) adalah melakukan pengembangan penulisan SOP. Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi, maka pengembangan SOP tidak merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan sekali langsung jadi, tetapi memerlukan riviu berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliabel yang benar-benar menjadi acuan bagi setiap proses dalam organisasi.

Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif SOP

Berdasarkan penilaian kebutuhan (need assessment) dapat ditentukan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan SOP. Identifikasi informasi yang akan dicari, dapat dipisahkan mana informasi yang dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber sekunder.

Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan SOP, seperti melalui brainstorming, focus group, wawancara, survey, benchmark, telaahan dokumen dan lainnya. Teknik mana yang akan digunakan, sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul informasinya.

• Teknik curah pendapat (brainstorming)
• Teknik diskusi terfokus (focus group discussion)
• Teknik wawancara
• Teknik Survey
• Teknik perbandingan kualitas (benchmark)
• Telaahan dokumen (review document)

Analisis dan Pemilihan Alternatif

Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan.

Dengan menggunakan aspek-aspek tersebut di atas, setiap alternatif prosedur dapat diuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan informasi mengenai keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif yang diajukan.

Kegiatan penulisan SOP adalah pembuatan unsur prosedur SOP yang terdiri dari bagian flowchart dan identitas dengan menggunakan lima simbol dan format diagram alir bercabang (branching flowchart). Dalam menentukan SOP yang akan dibuat, terlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas dan fungsi sebagaimana yang telah dijelaskan pada bagian penilaian kebutuhan. Hal yang penting dalam proses ini adalah bahwa aktivitas yang terdapat dalam organisasi saling terkait dengan proses dan prosedur yang akan distandarkan.

Uji Coba dan Penyesuaian

Tahapan uji cobda dan tinjauan ulang dilakukan melalui dua cara, yaitu:

• Simulasi, yaitu kegiatan menjalankan prosedur sesuai dengan SOP yang telah dibuat, tetapi tidak dengan pelaksana yang sebenarnya, melainkan oleh tim penyusun SOP untuk melihat apakah prosedur yang disusun telah memenuhi prinsip penyusunan SOP, dan;
• Uji Coba, yaitu kegiatan percobaan untuk menjalankan prosedur sesuai dengan SOP yang telah dibuat dengan melibatkan pelaksana yang sebenarnya sehingga kendala-kendala yang kemungkinan ditemui pada tahapan penerapan nantinya, dapat dikenali terlebih dahulu 
• Penyesuaian, yaitu kegiatan penambahan, pengurangan atau perubahan SOP yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi perusahaan.

Selanjutnya dilakukan proses pengesahan dan pemberlakukan SOP tersebut.

Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh manajemen puncak. Proses pengesahan akan meliputi penelitian ulang oleh manajemen puncak terhadap prosedur yang distandarkan. Namun demikian, manajemen puncak, yang pada umumnya memiliki tingkat kesibukan yang padat, kadang kala tidak memiliki banyak waktu untuk meneliti secara seksama satu persatu prosedur yang telah dirumuskan oleh tim. Oleh karena itu, jika tim menyusun ringkasan eksekutif (executive summary), yang isinya secara garis besar telah diuraikan di atas, akan sangat membantu manajemen puncak dalam memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahanss

Penerapan

Proses implementasi SOP adalah langkah yang dibutuhkan untuk memperkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian penting dalam setiap proses operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa :

• Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.
• Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh pegawai perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.
• Setiap pegawai dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi apabila terjadi ketidaksesuaian dalam penerapan SOP tersebut.
• Terdapat pegawai yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.

Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dapat tercapai:

• Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan mengetahui alasan perubahannya;
• Salinan/ Copy SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pelangganyang potensial;
• Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP);
• Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

Prinsip Dasar Penerapan SOP

Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses simulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP. Artinya, keberhasilan pada tahapan tersebut juga akan menjamin keberhasilan pada praktek senyatanya.

Atas dasar hal tersebut di atas, untuk menjamin keberhasilan penerapan SOP diperlukan strategi penerapan yang meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

• Perencanaan Penerapan SOP : Pengembangan atau perubahan SOP harus disertai dengan rencana penerapan yang tepat. Rencana penerapan akan memberikan kesempatan untuk setiap anggota organisasi yang berkepentingan untuk mempelajari dan memahami semua tugas, arahan, dan jadwal serta kebutuhan sumberdaya yang terkait.
• Pemberitahuan (Notification) : Langkah selanjutnya dari proses penerapan setelah penyusunan rencana penerapan adalah proses pemberitahuan/penyebarluasan informasi perubahan.
• Distribusi dan Aksesibilitas : Salinan/ copy dari berbagai SOP yang dikembangkan harus tersedia untuk semua pelaksana yang terkait dalam SOP tersebut. Jika pelaksana tidak memiliki akses terhadap SOP yang baru dikembangkan, maka SOP tidak dapat diterapkan dengan baik, sehingga mereka tidak dapat dianggap bertanggung-jawab jika terdapat kesalahan prosedur.
• Pelatihan Pemahaman SOP : Penerapan SOP yang efektif terkadang membutuhkan pelatihan untuk pelaksananya. Tergantung dengan kebutuhan dan waktu yang ada, pelatihan bisa dalam bentuk formal atau informal, dilaksanakan dalam kelas ataupun pada pelaksanaan tugas sehari-hari.
• Supervisi : Penerapan SOP juga memerlukan adanya supervisi sampai SOP benar-benar dikuasai oleh para pelaksana. Dalam kaitan dengan hal ini, maka perlu dibentuk tim yang selalu siap memberikan supervisi secara terus menerus.

Pemantauan, Tinjauan Ulang dan Pengembangan

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam setiap upaya pemantauan akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan.

• Pemantauan : Proses ini harus diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil penerapan atau menyediakan dukungan tambahan untuk semua pelaksana. Pemantauan SOP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulan sekali sedangkan pelaksanaan pemantauan secara umum melekat pada saat SOP dilaksanakan oleh pelaksananya.
• Tinjauan Ulang : SOP secara substansial akan membantu organisasi untuk mewujudkan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik. Evaluasi SOP secara reguler dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara insidentil dapat dilakukan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan
• Pengembangan : Melakukan pengembangan sesuai hasil tinjauan ulang, sehingga SOP diharapkan lebih sesuai dengan kebutuhan organisasi perusahaan.

Semoga dapat bermanfaat.

Referensi :

• Permen PAN nomor PER/21/M/M.PAN/11/2008
• www.id.wikipedia.org
• www.en.wikipedia.org
• Dari berbagai sumber lain yang relevan