Delapan Langkah Sertifikasi SMMK3LH

Latar Belakang

Persaingan dunia bisnis semakin ketat di era globalisasi ini, baik nasional, regional maupun internasional. Dengan dibukanya Masyarakat Ekonomi Asean, menambah kualitas dan kuantitas perusahaan pesaing.

Sebagai upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan citra, keunggulan daya saing, kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang sistematik dan terorganisasikan dengan baik melalui kerjasama dan komunikasi internal serta hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, sistem pengendalian yang konsisten dan efisiensi perusahaan dengan selalu berprinsip kepada pengembangan berkesinambungan, maka kita perlu menerapkan sebuah standar yang mampu memudahkan langkah dalam melaksanakan kegiatan, khususnya dalam bisnis maritim nasional yang sedang trend saat ini.

Pelaku bisnis maritim perlu menerapkan sistem mutu yang baik. Hal ini dapat kita lakukan dengan mengadobsi ISO 9001:2015, Sistem Manajemen Mutu dalam menjalankan proses bisnis. Selain itu, sebagai upaya untuk menurunkan tingkat polusi dan limbah, perluasan pasar yang mempersyaratkan produk ramah lingkungan, peningkatan metode manajemen lingkungan, menciptakan hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar, menciptakan lingkungan kerja yang lebih bersih dan sehat, serta peningkatan kesesuaian dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya, maka perlu menerapkan ISO 14001:2015, Sistem Manajemen Lingkungan.

Sedangkan hal-hal yang berkaitan dengan perlindungan bagi para pekerja dan orang lain di tempat kerja, menjamin agar setiap sumber produksi dapat dipakai secara aman dan efisien, dan menjamin proses produksi berjalan dengan lancar, maka perlu menerapkan ISO:45001:2016, Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

Ketiga sistem manajemen tersebut dapat diintegrasikan dalam Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan dan Keselamatan Kerja serta Lingkungan Hidup disingkat SMMK3LH. Selanjutnya, perlu segera disusun, diterapkan dan disertifikasi SMMK3LH tersebut, yang akan kita bahas secara sederhana di bawah ini.

Penerapan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2016 Terintegrasi.

Secara harfiah, ketiga sistem manajemen memiliki perbedaan yang cukup mencolok, khususnya pada obyeknya, pada mutu, kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan hidup. Lalu, bagaimana cara mengintegrasikan ketiga sistem manajemen tersebut dalam satu kesatuan.

Secara garis besar ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan dan (draft) ISO 45001:2016 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja memiliki kesamaan dalam penyusunannya. Hal ini memberikan kemudahan bagi para pengguna untuk menyatukan konsep ketiga sistem manajemen ini ke dalam sebuah sistem manajemen terintegrasi.

Penulisan ketiga sistem manajemen menggunakan 10 (sepuluh) klausul dengan judul relatif dan deskripsi relatif sama, hanya terdapat perbedaan dalam lingkup kegiatannya, khususnya pada kegiatan operasi klausul 8. Apabila kita lihat pada ruang lingkup (klausul 1), acuan normatif (klausul 2), istilah dan definisi (klausul 3), lingkup organisasi (klausul 4), kepemimpinan (klausul 5), perencanan (klausul 6), Dukungan (klausul 7), operasi (klausul 8), evaluasi kinerja (kalusul 9) dan pengembangan (klausul 10), memiliki judul dan nomor kalusul yang sama pada ketiga sistem manajemen tersebut. Dengan demikian, ketiga sistem manajemen tersebut dapat lebih mudah kita integrasikan dalam satu kesatuan sistem.

Delapan Langkah Nyata

Langkah Ke 1 : Mulai

Berdoa dan mantapkan niat, tidak ada yang tidak mungkin apabila kita berusaha dan terus belajar. Apabila orang lain dapat melakukan hal tersebut, maka kitapun pasti mampu melakukannya.

Langkah Ke 2 : Persiapan

Identifikasi masalah

Kita mulai mengumpulkan berbagai masalah yang berhubungan dengan kegiatan bisnis kita, yang meliputi : (1) organisasi dan tata kerja, (2) sumber daya : modal insani (pegawai), sarana dan prasarana serta lingkungan, (3) pelanggan, (4) produksi, (5) pemasaran, (6) keuangan, (7) regulasi, dan (8) hal spesifika lainnya yang berkaitan dengan bisnis kita

Referensi

Berdasarkan kumpulan masalah di atas, kita cari referensi sebanyak-banyaknya, baik dari buku, media massa, catatan pengalaman, internet maupun dari sumber lainnya. Sebaiknya dibuat matriks daftar permasalahan dan referensi yang digunakan. Saat ini cukup banyak referensi yang tersedia, kita dapat memanfaatkannya.

Referensi lainnya yang tidak digunakan, jangan dibuang. Simpan saja, mungkin suatu saat kita butuhkan, atau pada saat penyusunan kita masih membutuhkannya.

Langkah Ke 3 : Penyusunan

Dari data dan informasi yang telah kita dapatkan di atas, selanjutnya kita dapat segera mulai menyusun manual (meskipun tidak dipersyaratkan dalam ISO), SOP, IK dan formulir terkait.

Untuk memudahkan penyusunan tersebut, kita dapat mencari contoh yang ada dan telah diterapkan di perusahaan lain.

Prinsip dasar penyusunan, khususnya pada standar operasional prosedur (SOP), “Tulis yang kita kerjakan”

Langkah Ke 4 : Uji Coba

Setelah semua informasi terdokumentasi (istilah dokumen dalam ISO 9000:2015) telah disusun, kita dapat mensimulasikan penerapannya di lingkungan perusahaan. Apabila terdapat ketidaksesuaian, segera perbaiki, sempurnakan dan sesuaikan dengan kebutuhan.

Langkah Ke 5 : Penerapan

Sosialisasi dan terapkan di lingkungan perusahaan.

Untuk memberikan pemahaman, pengetahuan tentang berbagai aspek, termasuk tata cara audit, kita dapat melaksanakan pelatihan.

Apabila dalam penerapan masih terdapat ketidaksesuaian, sebagaimana tindakan sebelumnya, segera perbaiki, sempurnakan dan sesuaikan dengan kebutuhan kita.

Lakukan juga audit internal setelah beberapa bulan penerapan, lanjutkan dengan pembahasan dalam tinjauan manajemen.

Semua kegiatan yang telah kita lakukan, dicatat dan didokumentasikan dalam informasi terdokumentasi, sebagai bukti obyektif pelaksanaan seluruh kegiatan.

Prinsip dasar penerapan sistem manajemen ini, khususnya pada standar operasional prosedur (SOP), “Kerjakan apa yang kita tulis.”

Langkah Ke 6 : Ajukan Sertifikasi

Apabila dirasakan sudah siap dan bukti obyektif (informasi terdokumentasi, sarana dan prasarana) telah memadai, segera ajukan sertifikasi ke lembaga sertifikasi yang kompeten.

Langkah Ke 7 : Audit Eksternal

Selanjyutnya, lembaga sertifikasi akan mengirim tenaga auditor untuk melakukan audit eksternal. Lakukan audit eksternal, apabila ada ketidaksesuaian, temuan atau rekomendasi dari pihak auditor eksternal, segera perbaiki dan sampaikan ke auditor eksternal.

Langkah Ke 8 : Sertifikasi

Setelah semua selesai, sertifikat akan anda dapatkan.

Demikian sedikit berbagi, semoga dapat bermanfaat dan memajukan Bisnis Maritim Indonesia

Harmonisasi ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan (Draft) ISO 45001:2016

Harmonisasi ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan (Draft) ISO 45001:2016 Dalam Sistem Majemen Mutu, Kesehatan dan Keselamatan Kerja serta Lingkungan Hidup (SMMK3LH)

Pola Penyusunan Sistem Manajemen

Secara garis besar ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan dan (draft) ISO 45001:2016 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja memiliki kesamaan dalam penyusunannya. Hal ini memberikan kemudahan bagi para pengguna untuk menyatukan konsep ketiga sistem manajemen ini ke dalam sebuah sistem manajemen terintegrasi.

Penulisan ketiga sistem manajemen menggunakan 10 (sepuluh) klausul dengan judul relatif dan deskripsi relatif sama, hanya terdapat perbedaan dalam lingkup kegiatannya, khususnya pada kegiatan operasi klausul 8. Apabila kita lihat pada ruang lingkup (klausul 1), acuan normatif (klausul 2), istilah dan definisi (klausul 3), lingkup organisasi (klausul 4), kepemimpinan (klausul 5), perencanan (klausul 6), Dukungan (klausul 7), operasi (klausul 8), evaluasi kinerja (kalusul 9) dan pengembangan (klausul 10), memiliki judul dan nomor kalusul yang sama pada ketiga sistem manajemen tersebut.

ISO 9001:2015 Quality Management System - Requirement (English) #3

Annex A

(informative]

Clarification of new structure, terminology and concepts

A.1 Structure and terminology

The clause structure (i.e. clause sequence) and some of the terminology of this edition ofth is International Standard, in comparison with the previous edition (ISO 9001:2008), have been changed to improve alignment with other management systems standards.

There is no requirement in this International Standard for its structure and terminology to be applied to the documented information of an organization's quality management system.

The structure of clauses is intended to provide a coherent presentation of requirements, rather than a model for documenting an organization's policies, objectives and processes. The structure and content of documented information related to a quality management system can often be more relevant to its users if it relates to both the processes operated by the organization and information maintained for other purposes.

There is no requirement for the terms used by an organization to be replaced by the terms used in this International Standard to specify quality management system requirements. Organizations can choose to use terms which suit their operations (e.g. using "records", "documentation" or "protocols" rather than "documented information"; or "supplier", "partner" or "vendor" rather than "external provider"). Table; A.1 .shows the major differences in terminology between this edition of this International Standard and the previous edition.

ISO 9001:2015 Quality Management System - Requirement (English) #2

Quality Management Systems — Requirements

1     Scope

This International Standard specifies requirements for a quality management system when an organization:

a)        needs to demonstrate its ability to consistently provide products and services that meet customer and applicable statutory and regulatory requirements, and

b)        aims to enhance customer satisfaction through the effective application of the system, including processes for improvement of the system and the assurance of conformity to customer and applicable statutory and regulatory requirements.

All the requirements of this International Standard are generic and are intended to be applicable to any organization, regardless of its type or size, or the products and services it provides.

NOTE 1 In this International Standard, the terms "product" or "service" only apply to products and services intended for, or required by, a customer.

NOTE 2 Statutory and regulatory requirements can be expressed as legal requirements.

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 6)

Lampiran B

(Informatif)

Standar Internasional lainnya pada manajemen mutu dan manajemen mutu sistem yang dikembangkan oleh ISO / TC 176

Standar Internasional yang dijelaskan dalam lampiran ini telah dikembangkan oleh ISO / TC 176 untuk memberikan informasi pendukung untuk organisasi yang berlaku standar ini, dan untuk memberikan panduan untuk organisasi yang memilih untuk kemajuan luar persyaratan. Bimbingan atau persyaratan yang terdapat dalam dokumen yang tercantum dalam lampiran ini tidak menambah, atau memodifikasi, persyaratan standar ini.

Tabel B.1 menunjukkan hubungan antara standar ini dan pasal yang relevan dari standar ini.

Lampiran ini tidak termasuk mengacu pada standar sistem manajemen mutu sektor tertentu yang dikembangkan oleh ISO/TC 176.

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 4)

6       Perencanaan

6.1   Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang

6.1.1    Ketika merencanakan untuk sistem manajemen mutu, organisasi harus mempertimbangkan isu-isu dimaksud dalam klausul 4.1 dan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam klausul 4.2 dan menentukan risiko dan peluang yang perlu ditujukan kepada:

a)                  memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan;

b)                 meningkatkan dampak yang diinginkan;

c)                   mencegah, atau mengurangi dampak yang tidak diinginkan;

d)                 mencapai peningkatan.

6.1.2 Organisasi harus merencanakan:

a)                  tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang;

b)                 bagaimana:

1)                   mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistem manajemen mutu (lihat klausul 4.4);

2)                   mengevaluasi efektivitas tindakan ini.

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 3)

Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan

1       Ruang lingkup

Standar ini menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen kualitas ketika sebuah organisasi:

a)        perlu menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten menyediakan produk dan jasa yang
memenuhi pelanggan dan hukum yang berlaku dan persyaratan peraturan, dan

b)        bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan yang efektif dari sistem, termasuk proses untuk perbaikan sistem dan jaminan kesesuaian dengan pelanggan dan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku.

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 2)

Pendahuluan

0.1   Umum

Penerapan sistem manajemen mutu merupakan keputusan strategis bagi suatu organisasi yang dapat membantu untuk meningkatkan kinerjanya secara keseluruhan dan memberikan dasar yang kuat untuk inisiatif pembangunan berkelanjutan.

Potensi manfaat untukorganisasi menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan standar ini adalah:

a)        kemampuan untuk secara konsisten menyediakan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku;

b)        memfasilitasi peluang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan;

c)         menangani risiko dan peluang yang terkait dengan konteks dan tujuannya;

d)        kemampuan untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan.

Standar ini dapat digunakan oleh pihak internal dan eksternal.

Ini bukan maksud dari standar ini menyiratkan perlunya:

-            keseragaman dalam struktur sistem manajemen mutu yang berbeda;

-            keselarasan dokumentasi dengan struktur klausul standar ini;

-            penggunaan terminologi spesifik standar ini dalam organisasi.

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 1)

Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan

ISO/FDIS 9001:2015 (Indonesia)

Pengantar

ISO (Organisasi Internasional untuk Standardisasi) adalah federasi dunia badan-badan standar nasional (badan anggota ISO). Pekerjaan penyiapan Standar Internasional biasanya dilakukan melalui komite teknis ISO. Setiap anggota badan tertarik pada subjek yang telah ditetapkan komite teknis berhak untuk diwakili pada komite itu. Organisasi-organisasi internasional, pemerintah dan non-pemerintah, bersama ISO, juga mengambil bagian dalam pekerjaan. ISO bekerja sama erat dengan Komisi Elektroteknik Internasional (IEC) dalam semua masalah standardisasi elektroteknik.

Prosedur yang digunakan untuk mengembangkan dokumen ini dan yang dimaksudkan untuk pemeliharaan lebih jauh dijelaskan dalam Direktif ISO/IEC, Bagian 1. Secara khusus kriteria persetujuan yang berbeda diperlukan untuk berbagai jenis dokumen ISO harus dicatat. Dokumen ini disusun sesuai dengan aturan editorial dari Direktif ISO/IEC, Bagian 2 (lihat www.iso.org/directives).

Harap diingat kemungkinan bahwa beberapa unsur dari dokumen ini dapat menjadi subyek hak paten. ISO tidak bertanggung jawab untuk mengidentifikasi salah satu atau semua hak paten tersebut. Rincian hak paten diidentifikasi selama pengembangan dokumen akan di Pendahuluan dan/atau pada daftar ISO deklarasi paten yang diterima (lihat www, i so. o rg/patents).

ISO 9001:2015 Quality Management System - Requirement (English) #1

ISO/FDIS 9001:2015(E)

Quality Management System - Requirements

Foreword

ISO (the International Organization for Standardization] is a worldwide federation of national standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.

The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are described in the ISO/1EC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the editorial rules of the ISO/I EC Directives, Part 2 [see www.iso.org/directives).

Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or on the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents].

Perubahan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Perubahan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Pada tanggal 15 September 2015, ISO menerbitkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang merupakan standar sistem manajemen mutu edisi kelima. Semua standar internasional yang diterbitkan ISO merupakan subyek untuk dilakukan tinjauan dan perubahan secara berkala. Tinjauan dan perubahan harus mengikuti kaidah yang telah diatur oleh ISO. Tinjauan dan perubahan ini dilakukan dalam rangka untuk mengimbangi standar dengan perkembangan ilmu pengetahun dan teknologi, serta relevansi terhadap industry dan lingkungan makro organisasi yang mengadopsi sistem manajemen mutu ini.

Perubahan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2016

Perubahan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2016
 
Organisasi Internasional untuk Standardisasi ( International Organization for Standardization) yang lebih dikenal dengan nama ISO, yang didirikan pada 23 Februari 1947, merupakan lembaga nirlaba sebagai internasional badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional dari setiap negara.