Cara Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Pendahuluan

Standar berfungsi sebagai panduan atau patokan, seringkali hanya diterapkan pada aspek penting dari sebuah produk atau proses sehingga pemakai dapat menyesuaikan dirinya. Sungguhpun demikian, standar hanya mencakup bahagian kecil saja dari infor­masi ilmiah dan teknis. Namun tidak dapat dibantah bahwa adanya standardisasi memiliki keuntungan seperti menghemat waktu, uang dan tenaga.

Sebuah standar dapat dikembangkan dengan cara sendiri atau unilateral,  baik oleh suatu perusahaan, organisasi, militer dan organisasi lainnya. Salah satu contoh standar perusahaan adalah standar operasional prosedur(SOP). Standar juga dapat dikembangkan oleh suatu kelompok seperti persekutuan atau asosiasi perdagangan yang memiliki visi yang sama.

Delapan Langkah Sertifikasi SMMK3LH

Latar Belakang

Persaingan dunia bisnis semakin ketat di era globalisasi ini, baik nasional, regional maupun internasional. Dengan dibukanya Masyarakat Ekonomi Asean, menambah kualitas dan kuantitas perusahaan pesaing.

Sebagai upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan citra, keunggulan daya saing, kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang sistematik dan terorganisasikan dengan baik melalui kerjasama dan komunikasi internal serta hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, sistem pengendalian yang konsisten dan efisiensi perusahaan dengan selalu berprinsip kepada pengembangan berkesinambungan, maka kita perlu menerapkan sebuah standar yang mampu memudahkan langkah dalam melaksanakan kegiatan, khususnya dalam bisnis maritim nasional yang sedang trend saat ini.

Pelaku bisnis maritim perlu menerapkan sistem mutu yang baik. Hal ini dapat kita lakukan dengan mengadobsi ISO 9001:2015, Sistem Manajemen Mutu dalam menjalankan proses bisnis. Selain itu, sebagai upaya untuk menurunkan tingkat polusi dan limbah, perluasan pasar yang mempersyaratkan produk ramah lingkungan, peningkatan metode manajemen lingkungan, menciptakan hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar, menciptakan lingkungan kerja yang lebih bersih dan sehat, serta peningkatan kesesuaian dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya, maka perlu menerapkan ISO 14001:2015, Sistem Manajemen Lingkungan.

Sedangkan hal-hal yang berkaitan dengan perlindungan bagi para pekerja dan orang lain di tempat kerja, menjamin agar setiap sumber produksi dapat dipakai secara aman dan efisien, dan menjamin proses produksi berjalan dengan lancar, maka perlu menerapkan ISO:45001:2016, Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

Ketiga sistem manajemen tersebut dapat diintegrasikan dalam Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan dan Keselamatan Kerja serta Lingkungan Hidup disingkat SMMK3LH. Selanjutnya, perlu segera disusun, diterapkan dan disertifikasi SMMK3LH tersebut, yang akan kita bahas secara sederhana di bawah ini.

Penerapan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2016 Terintegrasi.

Secara harfiah, ketiga sistem manajemen memiliki perbedaan yang cukup mencolok, khususnya pada obyeknya, pada mutu, kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan hidup. Lalu, bagaimana cara mengintegrasikan ketiga sistem manajemen tersebut dalam satu kesatuan.

Secara garis besar ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan dan (draft) ISO 45001:2016 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja memiliki kesamaan dalam penyusunannya. Hal ini memberikan kemudahan bagi para pengguna untuk menyatukan konsep ketiga sistem manajemen ini ke dalam sebuah sistem manajemen terintegrasi.

Penulisan ketiga sistem manajemen menggunakan 10 (sepuluh) klausul dengan judul relatif dan deskripsi relatif sama, hanya terdapat perbedaan dalam lingkup kegiatannya, khususnya pada kegiatan operasi klausul 8. Apabila kita lihat pada ruang lingkup (klausul 1), acuan normatif (klausul 2), istilah dan definisi (klausul 3), lingkup organisasi (klausul 4), kepemimpinan (klausul 5), perencanan (klausul 6), Dukungan (klausul 7), operasi (klausul 8), evaluasi kinerja (kalusul 9) dan pengembangan (klausul 10), memiliki judul dan nomor kalusul yang sama pada ketiga sistem manajemen tersebut. Dengan demikian, ketiga sistem manajemen tersebut dapat lebih mudah kita integrasikan dalam satu kesatuan sistem.

Delapan Langkah Nyata

Langkah Ke 1 : Mulai

Berdoa dan mantapkan niat, tidak ada yang tidak mungkin apabila kita berusaha dan terus belajar. Apabila orang lain dapat melakukan hal tersebut, maka kitapun pasti mampu melakukannya.

Langkah Ke 2 : Persiapan

Identifikasi masalah

Kita mulai mengumpulkan berbagai masalah yang berhubungan dengan kegiatan bisnis kita, yang meliputi : (1) organisasi dan tata kerja, (2) sumber daya : modal insani (pegawai), sarana dan prasarana serta lingkungan, (3) pelanggan, (4) produksi, (5) pemasaran, (6) keuangan, (7) regulasi, dan (8) hal spesifika lainnya yang berkaitan dengan bisnis kita

Referensi

Berdasarkan kumpulan masalah di atas, kita cari referensi sebanyak-banyaknya, baik dari buku, media massa, catatan pengalaman, internet maupun dari sumber lainnya. Sebaiknya dibuat matriks daftar permasalahan dan referensi yang digunakan. Saat ini cukup banyak referensi yang tersedia, kita dapat memanfaatkannya.

Referensi lainnya yang tidak digunakan, jangan dibuang. Simpan saja, mungkin suatu saat kita butuhkan, atau pada saat penyusunan kita masih membutuhkannya.

Langkah Ke 3 : Penyusunan

Dari data dan informasi yang telah kita dapatkan di atas, selanjutnya kita dapat segera mulai menyusun manual (meskipun tidak dipersyaratkan dalam ISO), SOP, IK dan formulir terkait.

Untuk memudahkan penyusunan tersebut, kita dapat mencari contoh yang ada dan telah diterapkan di perusahaan lain.

Prinsip dasar penyusunan, khususnya pada standar operasional prosedur (SOP), “Tulis yang kita kerjakan”

Langkah Ke 4 : Uji Coba

Setelah semua informasi terdokumentasi (istilah dokumen dalam ISO 9000:2015) telah disusun, kita dapat mensimulasikan penerapannya di lingkungan perusahaan. Apabila terdapat ketidaksesuaian, segera perbaiki, sempurnakan dan sesuaikan dengan kebutuhan.

Langkah Ke 5 : Penerapan

Sosialisasi dan terapkan di lingkungan perusahaan.

Untuk memberikan pemahaman, pengetahuan tentang berbagai aspek, termasuk tata cara audit, kita dapat melaksanakan pelatihan.

Apabila dalam penerapan masih terdapat ketidaksesuaian, sebagaimana tindakan sebelumnya, segera perbaiki, sempurnakan dan sesuaikan dengan kebutuhan kita.

Lakukan juga audit internal setelah beberapa bulan penerapan, lanjutkan dengan pembahasan dalam tinjauan manajemen.

Semua kegiatan yang telah kita lakukan, dicatat dan didokumentasikan dalam informasi terdokumentasi, sebagai bukti obyektif pelaksanaan seluruh kegiatan.

Prinsip dasar penerapan sistem manajemen ini, khususnya pada standar operasional prosedur (SOP), “Kerjakan apa yang kita tulis.”

Langkah Ke 6 : Ajukan Sertifikasi

Apabila dirasakan sudah siap dan bukti obyektif (informasi terdokumentasi, sarana dan prasarana) telah memadai, segera ajukan sertifikasi ke lembaga sertifikasi yang kompeten.

Langkah Ke 7 : Audit Eksternal

Selanjyutnya, lembaga sertifikasi akan mengirim tenaga auditor untuk melakukan audit eksternal. Lakukan audit eksternal, apabila ada ketidaksesuaian, temuan atau rekomendasi dari pihak auditor eksternal, segera perbaiki dan sampaikan ke auditor eksternal.

Langkah Ke 8 : Sertifikasi

Setelah semua selesai, sertifikat akan anda dapatkan.

Demikian sedikit berbagi, semoga dapat bermanfaat dan memajukan Bisnis Maritim Indonesia

Harmonisasi ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan (Draft) ISO 45001:2016

Harmonisasi ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan (Draft) ISO 45001:2016 Dalam Sistem Majemen Mutu, Kesehatan dan Keselamatan Kerja serta Lingkungan Hidup (SMMK3LH)

Pola Penyusunan Sistem Manajemen

Secara garis besar ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan dan (draft) ISO 45001:2016 Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja memiliki kesamaan dalam penyusunannya. Hal ini memberikan kemudahan bagi para pengguna untuk menyatukan konsep ketiga sistem manajemen ini ke dalam sebuah sistem manajemen terintegrasi.

Penulisan ketiga sistem manajemen menggunakan 10 (sepuluh) klausul dengan judul relatif dan deskripsi relatif sama, hanya terdapat perbedaan dalam lingkup kegiatannya, khususnya pada kegiatan operasi klausul 8. Apabila kita lihat pada ruang lingkup (klausul 1), acuan normatif (klausul 2), istilah dan definisi (klausul 3), lingkup organisasi (klausul 4), kepemimpinan (klausul 5), perencanan (klausul 6), Dukungan (klausul 7), operasi (klausul 8), evaluasi kinerja (kalusul 9) dan pengembangan (klausul 10), memiliki judul dan nomor kalusul yang sama pada ketiga sistem manajemen tersebut.

ISO 9001:2015 Quality Management System - Requirement (English) #3

Annex A

(informative]

Clarification of new structure, terminology and concepts

A.1 Structure and terminology

The clause structure (i.e. clause sequence) and some of the terminology of this edition ofth is International Standard, in comparison with the previous edition (ISO 9001:2008), have been changed to improve alignment with other management systems standards.

There is no requirement in this International Standard for its structure and terminology to be applied to the documented information of an organization's quality management system.

The structure of clauses is intended to provide a coherent presentation of requirements, rather than a model for documenting an organization's policies, objectives and processes. The structure and content of documented information related to a quality management system can often be more relevant to its users if it relates to both the processes operated by the organization and information maintained for other purposes.

There is no requirement for the terms used by an organization to be replaced by the terms used in this International Standard to specify quality management system requirements. Organizations can choose to use terms which suit their operations (e.g. using "records", "documentation" or "protocols" rather than "documented information"; or "supplier", "partner" or "vendor" rather than "external provider"). Table; A.1 .shows the major differences in terminology between this edition of this International Standard and the previous edition.

ISO 9001:2015 Quality Management System - Requirement (English) #2

Quality Management Systems — Requirements

1     Scope

This International Standard specifies requirements for a quality management system when an organization:

a)        needs to demonstrate its ability to consistently provide products and services that meet customer and applicable statutory and regulatory requirements, and

b)        aims to enhance customer satisfaction through the effective application of the system, including processes for improvement of the system and the assurance of conformity to customer and applicable statutory and regulatory requirements.

All the requirements of this International Standard are generic and are intended to be applicable to any organization, regardless of its type or size, or the products and services it provides.

NOTE 1 In this International Standard, the terms "product" or "service" only apply to products and services intended for, or required by, a customer.

NOTE 2 Statutory and regulatory requirements can be expressed as legal requirements.

Draft ISO 45001:2016 OH&S Management System #3

Annex A

(informative)

Guidance on the use of this International Standard

A.1 Scope

This International Standard outlines the requirements of a robust, credible and reliable OH&S management system. The additional text given in this Annex is strictly informative and is intended to prevent misinterpretation of the requirements contained in this International Standard. While the information in this Annex addresses and is consistent with these requirements, it is not intended to add to, subtract from, or in any way modify them. This Annex does not contain explanatory information on Clause 1.

Draft ISO 45001:2016 OH&S Management System #2

Draft ISO 45001:2016 - Occupational Safety And Health

1 Scope

This International Standard specifies requirements for an occupational health and safety (OH&S) management system, with guidance for its use, to enable an organization to provide safe and healthy working conditions for the prevention of injury and ill-health and to proactively improve its OH&S performance.

This International Standard is applicable to any organization that wishes to:

a)        establish, implement and maintain an OH&S management system to improve occupational
health and safety, eliminate or minimize OH&S risks and address OH&S management
system nonconformities associated with its activities.

b)        continually improve its OH&S performance and the fulfilment of its OH&S objectives;

c)         demonstrate conformity with the requirements of this International Standard.

Draft ISO 45001:2016 OH&S Management System #1

Draft ISO 45001:2016

Occupational Safety And Health

Foreword

ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.

ISO 14001:2015 Environmental Management System # 4

Annex B

(informative)

Correspondence between ISO 14001:2015 and ISO 14001:2004

Table B.1 shows the correspondence between this edition of this International Standard (ISO 14001:2015) and the previous edition (ISO 14001:2004).

ISO 14001:2015 Environmental Management System # 3

Annex A

(informative)

Guidance on the use of this International Standard

A.I General

The explanatory information given in this annex is intended to prevent misinterpretation of the requirements contained in this International Standard. While this information addresses and is consistent with these requirements, it is not intended to add to, subtract from, or in any way modify them.

The requirements in this International Standard need to be viewed from a systems or holistic perspective. The user should not read a particular sentence or clause of this International Standard in isolation from other clauses. There is an interrelationship between the requirements in some clauses and the requirements in other clauses. For example, the organization needs to understand the relationship between the commitments in its environmental policy and the requirements that are specified in other clauses.

ISO 14001:2015 Environmental Management System # 2

Environmental Management Systems — Requirements With Guidance For Use

1       Scope

This International Standard specifies the requirements for an environmental management system that an organization can use to enhance its environmental performance. This International Standard is intended for use by an organization seeking to manage its environmental responsibilities in a systematic manner that contributes to the environmental pillar of sustainability.

This International Standard helps an organization achieve the intended outcomes of its environmental management system, which provide value for the environment, the organization itself and interested parties. Consistent with the organization's environmental policy, the intended outcomes of an environmental management system include:

o    enhancement of environmental performance;

o    fulfilment of compliance obligations;

o    achievement of environmental objectives.

ISO 14001:2015 Environmental Management System # 1

Final Draft ISO 14001:2015

Environmental Management Systems — Requirements With Guidance For Use

Contents            

Foreword

Introduction

1                   Scope

2                   Normative references

3                   Terms and definitions

3.1                              Terms related to organization and leadership

3.2                              Terms related to planning

3.3                              Terms related to support and operation

3.4                              Terms related to performance evaluation and improvement

4          Context of the organization

4.1                              Understanding the organization and its context

4.2                              Understanding the needs and expectations of interested parties

4.3                              Determining the scope of the environmental management system

4.4                              Environmental management system

5          Leadership

5.1                              Leadership and commitment

5.2                              Environmental policy

5.3                              Organizational roles, responsibilities and authorities

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 6)

Lampiran B

(Informatif)

Standar Internasional lainnya pada manajemen mutu dan manajemen mutu sistem yang dikembangkan oleh ISO / TC 176

Standar Internasional yang dijelaskan dalam lampiran ini telah dikembangkan oleh ISO / TC 176 untuk memberikan informasi pendukung untuk organisasi yang berlaku standar ini, dan untuk memberikan panduan untuk organisasi yang memilih untuk kemajuan luar persyaratan. Bimbingan atau persyaratan yang terdapat dalam dokumen yang tercantum dalam lampiran ini tidak menambah, atau memodifikasi, persyaratan standar ini.

Tabel B.1 menunjukkan hubungan antara standar ini dan pasal yang relevan dari standar ini.

Lampiran ini tidak termasuk mengacu pada standar sistem manajemen mutu sektor tertentu yang dikembangkan oleh ISO/TC 176.

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 5)

Lampiran A

(Informatif)

Klarifikasi struktur baru, terminologi dan konsep

A.1 Struktur dan terminologi

Struktur klausul (yaitu urutan klausul) dan beberapa terminologi edisi standar ini, dibandingkan dengan edisi sebelumnya (ISO 9001:2008), telah diubah untuk meningkatkan keselarasan dengan standar sistem manajemen lainnya.

Tidak ada persyaratan dalam standar ini untuk struktur dan terminologi yang akan diterapkan pada informasi terdokumentasi sistem manajemen mutu organisasi.

Struktur klausul ini dimaksudkan untuk memberikan presentasi yang koheren persyaratan, daripada model untuk mendokumentasikan kebijakan, tujuan dan proses organisasi. Struktur dan isi informasi terdokumentasi yang terkait dengan sistem manajemen mutu sering bisa lebih relevan dengan penggunanya jika berhubungan dengan baik proses yang dioperasikan oleh organisasi dan informasi dipertahankan untuk tujuan lain.

ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu (Bagian Ke 4)

6       Perencanaan

6.1   Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang

6.1.1    Ketika merencanakan untuk sistem manajemen mutu, organisasi harus mempertimbangkan isu-isu dimaksud dalam klausul 4.1 dan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam klausul 4.2 dan menentukan risiko dan peluang yang perlu ditujukan kepada:

a)                  memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan;

b)                 meningkatkan dampak yang diinginkan;

c)                   mencegah, atau mengurangi dampak yang tidak diinginkan;

d)                 mencapai peningkatan.

6.1.2 Organisasi harus merencanakan:

a)                  tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang;

b)                 bagaimana:

1)                   mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistem manajemen mutu (lihat klausul 4.4);

2)                   mengevaluasi efektivitas tindakan ini.